أصبحت القوى العاملة الحديثة بعيدة بشكل متزايد ، وهذا يغير بشكل كبير طريقة تفاعل الفرق والقيادة ، وحل المشكلات ، وإنجاز العمل اليومي. لن تؤدي محاولة إدارة العمل عن بُعد كمكتب تقليدي إلى تقديم مجموعة كبيرة من العوائق التي تعترض مشروعاتك فحسب ، بل يمكنها أيضًا أن تحبط فريقك وتمحو الفوائد والثقة التي تقدمها العروض عن بُعد.
سواء كنت تزيد من قائمة المستقلين والمتعاقدين ، أو تسمح للفرق بالعمل من المنزل لتوفير الإيجار المكتبي ، أو تحاول انتزاع أفضل المواهب من أي مكان على هذا الكوكب ، يجب التعامل مع العمل المرن على أنه وحش خاص به.
للمساعدة ، قمنا بتجميع سبعة من أفضل النصائح والحيل لإدارة مكان عمل حديث يشجع مشاركة الموظفين ويطلب مزايا العمل عن بُعد حتى 11.
1 . توضيح أدوات وممارسات الاتصال :-
شيء واحد يكاد يكون مستحيلاً في العمل عن بعد هو الإفراط في الاتصال. يحتاج الأشخاص إلى معرفة أكبر قدر ممكن والوصول إلى هذه المعلومات في أي لحظة حتى تقل احتمالية تعثرهم. لا يقتصر الوصول إلى المعلومات على التواجد دائمًا في الاجتماعات ، ولكنه يتعلق بإنشاء عمليات الشركة والمستندات حتى يعرف الجميع كيف يحتاجون لأداء مهمتهم والتواصل عند الانتهاء ، أو عندما تكون هناك مشكلة.
أفضل رهان هو إنشاء قنوات اتصال واضحة وتحديد الأدوات المستخدمة للأنشطة. قنوات Slack مريحة لأنها يمكن تسميتها ، ويمكنك تحديد من لديه حق الوصول إلى أي منها. لذلك ، لا يحصل كل شخص على قناة الموارد البشرية ، ولكن يمكنهم جميعًا توجيه رسالة مباشرة لقائد الموارد البشرية.
إذا كانت لديك متطلبات إعداد التقارير للمشروعات التي تختلف حسب العميل أو اعتبارات أخرى ، ولكن هذه الممارسات والمعايير في المستندات المركزية. هناك بعض الخطوات الإضافية التي يمكن أن تساعدك على القيام بذلك بشكل صحيح:
حافظ على أدواتك وممارساتك واضحة حتى لا يتخلف أحد عن الركب ، والجميع على يقين من كيفية العمل.
2. إنشاء جدول شخصي :-
الروتين يمكن أن يبسط الحياة اليومية بشكل كبير ، وهذا يجعل من السهل على العاملين عن بعد البدء في مشاريعهم ومهامهم. يمكن أن تساعدك الأشياء البسيطة من تناول قهوة الصباح أو المشي مع الكلب في وقت معين إلى تشغيل موسيقى أو ملفات بودكاست محددة في أيام معينة من الأسبوع على ضبط إيقاعك الداخلي.
يمكن أن يجعل وجود العناصر الروتينية في مكان العمل من السهل وضع جدول عمل أكثر قوة أيضًا. جمع هذه الأشياء معًا سيسهل عليك الغوص في أصعب المهام. ونعم ، يجب عليك معالجة هذه أولاً ، وفقًا للبيانات الأخيرة. ستساعدك المشاريع الصعبة في وقت سابق من اليوم على تجنب العمل عليها عندما تشعر بالإرهاق.
يعد البناء في فترات الراحة أيضًا طريقة ذكية لإنشاء روتين يناسبك بشكل أفضل. من خلال العمل عن بُعد ، لا تحصل دائمًا على فترات راحة "تقليدية" - إذا كنت على الساحل الشرقي ، ولكن الشركة تقع في الغرب ، فقد يتم تغيير غداء الساعة 12 ظهرًا بضع ساعات.
حدد الروتين والإيقاع اللذين تحتاجهما ، ومن ثم يصبح من الأسهل العمل مع جداول الشركة والفريق. يمكن أن يساعدك أيضًا على التعامل مع حقيقة أن العمال عن بعد يميلون إلى قضاء ساعات أكثر.
3. بناء جداول الشركة والفريق :-
إذا كنت تقود فريقًا بعيدًا أو لديك مدير مفتوح لمشاركة الأفكار ، فقد حان الوقت لإنشاء جدول زمني محدد للشركة والفريق. وهذا يمنح الجميع أوقاتًا مخصصة للاتصال بالإنترنت ومتاحة ، وهو أمر ضروري لأي عمل عن بعد يتضمن التعاون.
هذا أكثر من مجرد الحاجة إلى أن تكون على الإنترنت أو على Slack في وقت معين. ستريد أن تترك فرقك ساعات محددة مفتوحة للاجتماعات والمكالمات. تسهل ساعات العمل هذه من طرح سؤال سريع باستخدام أي أداة يفضلها فريقك ، بدلاً من الاضطرار دائمًا إلى إرسال بريد إلكتروني أو ترك بريد صوتي. كما يضمن أن تظل المشاريع ديناميكية ، حيث لا يتحول السؤال البسيط إلى رسائل بريد إلكتروني متعددة وانتظار لمدة ساعتين.
تعد جداول الفريق أيضًا طريقة رائعة لإبقاء الجميع على علم بما يحدث في الفريق. لا يمكنك فقط ملاحظة المشاريع التي يعمل عليها الأشخاص ، ولكن يمكنهم أيضًا إبراز وقت خروج شخص ما أو في اجتماع.
إن القدرة على رؤية جميع الجداول الزمنية هي واحدة من أفضل المكافئات الافتراضية لإلقاء نظرة خاطفة على رأسك لمعرفة ما إذا كان شخص ما في مكتبه - لأننا جميعًا نسينا تحديث الحالة بعد الغداء أو إيقاف برنامج الدردشة عند الابتعاد من أجل دقيقة.
4. استند على زملائك العاملين عن بعد :-
التعاون هو جزء رئيسي من العمل الحديث ، ويجب على الموظفين البعيدين ترتيبه حسب الأولوية. هنا ، يخدم غرضًا مزدوجًا.
يساعد العمل معًا على تقسيم العمل والحفاظ على تقدم الأشياء بشكل أسرع. يمكنك أيضًا التحقق من المشاريع واستخدام أدوات الإدارة لدعم بعضها البعض. إن وجود صديق في مشروع يقدم لك يد المساعدة قبل أن تغمر نفسك - وأن تكون هذا الصديق بنفسك في بعض الأحيان - يمكن أن يقلل من التوتر حول المشاريع والمواعيد النهائية.
في بيئة افتراضية ، يمكن لأدوات الاتصال هذه مساعدتك أيضًا على التفاعل اجتماعيًا مع زملاء العمل. تُسهل مكالمات الفيديو وبرامج الدردشة من الخروج والتحدث عن العناصر التي لا تتعلق بالعمل في منتصف اليوم عندما تشعر بالتوتر. كما تسمح قنوات Slack المخصصة للمتعة أو الغريبة لأعضاء الفريق بنشر المحتوى دون طلب استجابة فورية. يمكن أن تصبح مستودعًا رائعًا من المرح للأشخاص للوصول إليه عندما يحتاجون إليه.
ابحث عن فرص لاستخدام أداة واحدة لإنجاز العمل القياسي وكذلك السماح للموظفين بالمرح قليلاً من خلال الانخراط مع بعضهم البعض. نرى الكثير من ذلك مع CloudApp. تم تصميمه لتسجيل الشاشة ، والتعليقات التوضيحية للفيديو ، وبناء الصور لفرق مثل التسويق والمبيعات. ومع ذلك ، لدينا الكثير من المستخدمين الذين يستخدمون صانع GIF لبناء أشياء سخيفة في يومهم (خاصة أن الحيوانات الأليفة هي ذواتهم الصغيرة الغريبة) ومشاركتها.
إنه يخلق ويشجع الاتصال ، مثل مبرد المياه الافتراضي. إنه أمر ممتع للرؤية والمشاركة ، مما يساعد فريقك على الشعور وكأنه وحدة متماسكة. تشير بياناتنا الداخلية أيضًا إلى أن المشاركة والتفاعل حول المواضيع الأخف يزيد من احتمالية طلب الفرق للمساعدة عندما يحتاجون إليها والاعتماد على بعضهم البعض للحصول على الدعم عندما يحين وقت الانتهاء من المشروع.
5. أتمتة الأدوات الداخلية :-
يؤكد التسويق بشدة على ظهور الذكاء الاصطناعي لمواقع الويب والتفاعلات التي تواجه العملاء. تعد Chatbots رائدة ، وتجعل من السهل جدًا على أي شخص الحصول على إجابة سريعة في أي وقت. هذه الحقيقة تجعلهم مثاليين لمساعدة فريقك أيضًا.
يمكن لـ Chatbots تسريع كيفية استخدام وكلاء خدمة العملاء لقاعدة معرفية أو منح فريق المبيعات حق الوصول إلى أحدث معلومات التسعير ومعلومات الخطة. ومع ذلك ، فإن أحد المجالات الرائعة المحتملة لبرامج الدردشة الآلية هو الموارد البشرية.
الموارد البشرية معقدة ومليئة بالأعمال الورقية ، ويؤثر عملها على كل موظف في شركتك - حتى العديد من المستقلين والمتعاقدين. لذا ، تمامًا كما تفعل مع الأسئلة الشائعة للعملاء ، قم بتحويل برامج الدردشة الآلية إلى قاعدة معارف الموارد البشرية ودعها تلعب. يمكن لهذه الأدوات الإجابة على العديد من الأسئلة الأساسية ، والارتباط بمعلومات مثل أحدث خطة تأمين ، وإعداد اجتماعات للقضايا المعقدة.
تلعب روبوتات دردشة الموارد البشرية أيضًا دورًا متناميًا في عملية التوظيف من خلال التفاعل مع المرشحين والتنقل معهم من خلال عمليات تقديم الطلبات. يمكن التعامل مع تدريب الكتيبات والإعداد من خلال برامج التتبع أيضًا.
تحصل الفرق البعيدة على فائدة إضافية من هذه الأدوات لأنها قد تعمل خارج ساعات العمل التقليدية للموارد البشرية. لذلك ، إذا احتاج شخص ما إلى تقديم الأوراق أو لديه سؤال حول التأمين ، فيمكنه الحصول على المساعدة عندما يحتاج إليها. لا مزيد من رسائل البريد الإلكتروني التي تليها ليلة من القلق أو الارتباك.
6. انتقال الآداب إلى الاجتماعات والبيئات الافتراضية :-
يعرف معظم الموظفين ما هو متوقع في بيئة مكتبية. تغطي الكتيبات والمعايير الاجتماعية العديد من الأشياء ، من كيفية ارتداء الملابس والعريس إلى الموضوعات المناسبة وكيفية الإبلاغ عندما تشعر بعدم الأمان. قد لا تكون هذه المعايير والممارسات واضحة في بيئة افتراضية.
على سبيل المثال ، إذا كنت مكتبًا يعمل عن بُعد فقط وتحتاج إلى الوصول إلى الموارد البشرية ، فهل يمكنك التأكد من أن مديرك غير قادر على قراءة رسائل البريد الإلكتروني أو رسائل الدردشة للآخرين؟ إذا لم يكن لدى الشركة خطوط هاتف مخصصة ، فكيف يمكنك عمل تقرير مجهول؟ هل من المقبول أن يرتدي جيري دائمًا الجينز المقطوع ويلصق قدميه على مكتبه أثناء مكالمات الفيديو الخاصة بخدمة العملاء؟
تمتع بمزيد من البساطة: متى تحتاج إلى تشغيل الفيديو الخاص بك لحضور اجتماع ، ومتى يكون الصوت فقط مناسبًا إذا كنت تستخدم دائمًا برنامج اجتماع يدعم الفيديو؟
لا تحتوي القواعد القديمة على نتيجة طبيعية فردية يمكن لفريقك بشكل طبيعي أن يقوموا بها. علمهم آداب العمل القياسية (ستظل لديك بعض الاجتماعات الشخصية) وكيفية بروتوكولات تفاعلاتك الأخرى. ضع الأشياء في كتيب.
قم بتغطية أكبر قدر ممكن وربطه بالأنشطة اليومية لموظفيك بالإضافة إلى قيم الشركة. إذا كنت ترغب في إنشاء بيئة شاملة ومتنوعة ، فقد يعني هذا أنك تتجنب اللغة الجنسية في موادك التسويقية وفي بطاقات Trello.
يؤدي العمل عن بُعد إلى فرق منتشرة حول العالم. في هذه الحالات ، قد لا تكون الأعراف والعادات الاجتماعية هي نفسها دائمًا. يمكن أن يؤدي وضع القواعد الثقافية للشركة وإنفاذها إلى قطع شوط طويل لتجنب سوء الفهم ، وتقليل شكاوى الموارد البشرية ، وعدم إنشاء مسؤولية للشركة.
7. تعزيز الرعاية الذاتية :-
تعمل سرعات الإنترنت عريضة النطاق على تسهيل عمل الموظفين عن بُعد مباشرةً من منازلهم. بالنسبة للكثيرين ، يعد هذا أمرًا مريحًا - ولا يتعين عليك دائمًا تناول القهوة للوصول إلى شبكة Wi-Fi - ولكن يمكن أن يبدأ في تعتيم الخطوط بين المكتب والمنزل.
عندما يشعر الموظفون بأنهم "يعملون دائمًا" ، يمكن أن يبدأ في زيادة الضغط وتقليل رفاههم العام. عملهم هو مجرد واحد من العديد من الأشياء التي ستعاني.
للمساعدة في تجنب ذلك ، يعود الأمر إلى القيادة لتكون المشجع للعناية الذاتية. عندما تثق في فريقك لإنجاز أعمالهم ، أخبرهم أنه من المقبول أن يستغرق الأمر 15 أو 20 دقيقة عندما يحتاجون إليها. لا يجب أن يعمل أي شخص عندما يكون مريضًا - لا يعني البقاء في المنزل أنك لم تعد بحاجة إلى الراحة للتغلب على البرد.
يمكنك معالجة الرعاية الذاتية بعدة طرق مختلفة. يمكن أن تتضمن الروتين اليومي وقتًا للمشي أو التمدد. يمكن منح الأشخاص المرونة في تناول القهوة أو الوجبات الخفيفة في وقت لاحق من اليوم دون قلق. يمكن أن تحدث الحدود الصعبة بين العمل ووقت المنزل فرقًا كبيرًا في المساعدة على تجنب الإرهاق والمخاوف الأخرى.
إن المرونة في المعاملة مثل البالغين تعني أن الناس يمكنهم رعاية أسرهم ، وإنجاز العمل ، وأن يكونوا في بيئة يسيطرون عليها (لا مزيد من حروب الترموستات) ، والتي تجد العديد من الأعمال أنها مزايا رئيسية. هناك أيضًا فرصة للعمل من مواقع جديدة ومختلفة ، والسفر بينما لا تزال جزءًا من الفريق ، ومعالجة حالات الطوارئ دون الحاجة إلى القلق بنفس القدر بشأن الخدمات اللوجستية للمكتب.
لتشجيع فريقك على استخدام هذه الفوائد والشعور بقيمة الامتيازات ، يجب أن تأخذ القيادة زمام المبادرة وتستخدمها. إظهار قيمتها من خلال أخذ الكلب في نزهة ونشر صورة جميلة أو تناول فنجان من القهوة. بعد ذلك ، أرسل لفريقك بطاقة هدايا بقيمة 5 دولارات لاستخدامها في الوجبات الخفيفة التي يختارونها.
أو ، بعد نجاح المشروع ، قلل عدد عمليات تسجيل الوصول الإلزامية ، وادعِ فرقك للقدوم إليك ببساطة إذا كانت هناك مشكلة. امنحهم المرونة في المواعيد النهائية والعمل ، وعلى وجه التحديد أخبرهم بأنهم سيحصلون على مساحة أكبر لأنك تثق بهم. لا تزال بحاجة إلى الإدارة والقيادة ، ولكن اغتنم الفرص التي لديك للتعامل مع فريقك باحترام وتشجيعهم على الازدهار في بيئة نائية.
سواء كنت تزيد من قائمة المستقلين والمتعاقدين ، أو تسمح للفرق بالعمل من المنزل لتوفير الإيجار المكتبي ، أو تحاول انتزاع أفضل المواهب من أي مكان على هذا الكوكب ، يجب التعامل مع العمل المرن على أنه وحش خاص به.
للمساعدة ، قمنا بتجميع سبعة من أفضل النصائح والحيل لإدارة مكان عمل حديث يشجع مشاركة الموظفين ويطلب مزايا العمل عن بُعد حتى 11.
شيء واحد يكاد يكون مستحيلاً في العمل عن بعد هو الإفراط في الاتصال. يحتاج الأشخاص إلى معرفة أكبر قدر ممكن والوصول إلى هذه المعلومات في أي لحظة حتى تقل احتمالية تعثرهم. لا يقتصر الوصول إلى المعلومات على التواجد دائمًا في الاجتماعات ، ولكنه يتعلق بإنشاء عمليات الشركة والمستندات حتى يعرف الجميع كيف يحتاجون لأداء مهمتهم والتواصل عند الانتهاء ، أو عندما تكون هناك مشكلة.
أفضل رهان هو إنشاء قنوات اتصال واضحة وتحديد الأدوات المستخدمة للأنشطة. قنوات Slack مريحة لأنها يمكن تسميتها ، ويمكنك تحديد من لديه حق الوصول إلى أي منها. لذلك ، لا يحصل كل شخص على قناة الموارد البشرية ، ولكن يمكنهم جميعًا توجيه رسالة مباشرة لقائد الموارد البشرية.
إذا كانت لديك متطلبات إعداد التقارير للمشروعات التي تختلف حسب العميل أو اعتبارات أخرى ، ولكن هذه الممارسات والمعايير في المستندات المركزية. هناك بعض الخطوات الإضافية التي يمكن أن تساعدك على القيام بذلك بشكل صحيح:
- أخبر الجميع بما هو متوقع منهم.
- وضح لفريقك كيفية معرفة ما هو متوقع إذا نسوا ذلك.
- قم بإنشاء قناة واضحة لطرح الأسئلة ، بالإضافة إلى تحديد المسؤول عن الإجابة عنها.
- مساءلة الناس لكنهم يقدمون الصفح عندما يخطئ شخص ما.
- راجع السياسات مع فريقك للتأكد من أن التوقعات واضحة ويسهل إعداد التقارير.
حافظ على أدواتك وممارساتك واضحة حتى لا يتخلف أحد عن الركب ، والجميع على يقين من كيفية العمل.
2. إنشاء جدول شخصي :-
الروتين يمكن أن يبسط الحياة اليومية بشكل كبير ، وهذا يجعل من السهل على العاملين عن بعد البدء في مشاريعهم ومهامهم. يمكن أن تساعدك الأشياء البسيطة من تناول قهوة الصباح أو المشي مع الكلب في وقت معين إلى تشغيل موسيقى أو ملفات بودكاست محددة في أيام معينة من الأسبوع على ضبط إيقاعك الداخلي.
يمكن أن يجعل وجود العناصر الروتينية في مكان العمل من السهل وضع جدول عمل أكثر قوة أيضًا. جمع هذه الأشياء معًا سيسهل عليك الغوص في أصعب المهام. ونعم ، يجب عليك معالجة هذه أولاً ، وفقًا للبيانات الأخيرة. ستساعدك المشاريع الصعبة في وقت سابق من اليوم على تجنب العمل عليها عندما تشعر بالإرهاق.
يعد البناء في فترات الراحة أيضًا طريقة ذكية لإنشاء روتين يناسبك بشكل أفضل. من خلال العمل عن بُعد ، لا تحصل دائمًا على فترات راحة "تقليدية" - إذا كنت على الساحل الشرقي ، ولكن الشركة تقع في الغرب ، فقد يتم تغيير غداء الساعة 12 ظهرًا بضع ساعات.
حدد الروتين والإيقاع اللذين تحتاجهما ، ومن ثم يصبح من الأسهل العمل مع جداول الشركة والفريق. يمكن أن يساعدك أيضًا على التعامل مع حقيقة أن العمال عن بعد يميلون إلى قضاء ساعات أكثر.
3. بناء جداول الشركة والفريق :-
إذا كنت تقود فريقًا بعيدًا أو لديك مدير مفتوح لمشاركة الأفكار ، فقد حان الوقت لإنشاء جدول زمني محدد للشركة والفريق. وهذا يمنح الجميع أوقاتًا مخصصة للاتصال بالإنترنت ومتاحة ، وهو أمر ضروري لأي عمل عن بعد يتضمن التعاون.
هذا أكثر من مجرد الحاجة إلى أن تكون على الإنترنت أو على Slack في وقت معين. ستريد أن تترك فرقك ساعات محددة مفتوحة للاجتماعات والمكالمات. تسهل ساعات العمل هذه من طرح سؤال سريع باستخدام أي أداة يفضلها فريقك ، بدلاً من الاضطرار دائمًا إلى إرسال بريد إلكتروني أو ترك بريد صوتي. كما يضمن أن تظل المشاريع ديناميكية ، حيث لا يتحول السؤال البسيط إلى رسائل بريد إلكتروني متعددة وانتظار لمدة ساعتين.
تعد جداول الفريق أيضًا طريقة رائعة لإبقاء الجميع على علم بما يحدث في الفريق. لا يمكنك فقط ملاحظة المشاريع التي يعمل عليها الأشخاص ، ولكن يمكنهم أيضًا إبراز وقت خروج شخص ما أو في اجتماع.
إن القدرة على رؤية جميع الجداول الزمنية هي واحدة من أفضل المكافئات الافتراضية لإلقاء نظرة خاطفة على رأسك لمعرفة ما إذا كان شخص ما في مكتبه - لأننا جميعًا نسينا تحديث الحالة بعد الغداء أو إيقاف برنامج الدردشة عند الابتعاد من أجل دقيقة.
4. استند على زملائك العاملين عن بعد :-
التعاون هو جزء رئيسي من العمل الحديث ، ويجب على الموظفين البعيدين ترتيبه حسب الأولوية. هنا ، يخدم غرضًا مزدوجًا.
يساعد العمل معًا على تقسيم العمل والحفاظ على تقدم الأشياء بشكل أسرع. يمكنك أيضًا التحقق من المشاريع واستخدام أدوات الإدارة لدعم بعضها البعض. إن وجود صديق في مشروع يقدم لك يد المساعدة قبل أن تغمر نفسك - وأن تكون هذا الصديق بنفسك في بعض الأحيان - يمكن أن يقلل من التوتر حول المشاريع والمواعيد النهائية.
في بيئة افتراضية ، يمكن لأدوات الاتصال هذه مساعدتك أيضًا على التفاعل اجتماعيًا مع زملاء العمل. تُسهل مكالمات الفيديو وبرامج الدردشة من الخروج والتحدث عن العناصر التي لا تتعلق بالعمل في منتصف اليوم عندما تشعر بالتوتر. كما تسمح قنوات Slack المخصصة للمتعة أو الغريبة لأعضاء الفريق بنشر المحتوى دون طلب استجابة فورية. يمكن أن تصبح مستودعًا رائعًا من المرح للأشخاص للوصول إليه عندما يحتاجون إليه.
ابحث عن فرص لاستخدام أداة واحدة لإنجاز العمل القياسي وكذلك السماح للموظفين بالمرح قليلاً من خلال الانخراط مع بعضهم البعض. نرى الكثير من ذلك مع CloudApp. تم تصميمه لتسجيل الشاشة ، والتعليقات التوضيحية للفيديو ، وبناء الصور لفرق مثل التسويق والمبيعات. ومع ذلك ، لدينا الكثير من المستخدمين الذين يستخدمون صانع GIF لبناء أشياء سخيفة في يومهم (خاصة أن الحيوانات الأليفة هي ذواتهم الصغيرة الغريبة) ومشاركتها.
إنه يخلق ويشجع الاتصال ، مثل مبرد المياه الافتراضي. إنه أمر ممتع للرؤية والمشاركة ، مما يساعد فريقك على الشعور وكأنه وحدة متماسكة. تشير بياناتنا الداخلية أيضًا إلى أن المشاركة والتفاعل حول المواضيع الأخف يزيد من احتمالية طلب الفرق للمساعدة عندما يحتاجون إليها والاعتماد على بعضهم البعض للحصول على الدعم عندما يحين وقت الانتهاء من المشروع.
5. أتمتة الأدوات الداخلية :-
يؤكد التسويق بشدة على ظهور الذكاء الاصطناعي لمواقع الويب والتفاعلات التي تواجه العملاء. تعد Chatbots رائدة ، وتجعل من السهل جدًا على أي شخص الحصول على إجابة سريعة في أي وقت. هذه الحقيقة تجعلهم مثاليين لمساعدة فريقك أيضًا.
يمكن لـ Chatbots تسريع كيفية استخدام وكلاء خدمة العملاء لقاعدة معرفية أو منح فريق المبيعات حق الوصول إلى أحدث معلومات التسعير ومعلومات الخطة. ومع ذلك ، فإن أحد المجالات الرائعة المحتملة لبرامج الدردشة الآلية هو الموارد البشرية.
الموارد البشرية معقدة ومليئة بالأعمال الورقية ، ويؤثر عملها على كل موظف في شركتك - حتى العديد من المستقلين والمتعاقدين. لذا ، تمامًا كما تفعل مع الأسئلة الشائعة للعملاء ، قم بتحويل برامج الدردشة الآلية إلى قاعدة معارف الموارد البشرية ودعها تلعب. يمكن لهذه الأدوات الإجابة على العديد من الأسئلة الأساسية ، والارتباط بمعلومات مثل أحدث خطة تأمين ، وإعداد اجتماعات للقضايا المعقدة.
تلعب روبوتات دردشة الموارد البشرية أيضًا دورًا متناميًا في عملية التوظيف من خلال التفاعل مع المرشحين والتنقل معهم من خلال عمليات تقديم الطلبات. يمكن التعامل مع تدريب الكتيبات والإعداد من خلال برامج التتبع أيضًا.
تحصل الفرق البعيدة على فائدة إضافية من هذه الأدوات لأنها قد تعمل خارج ساعات العمل التقليدية للموارد البشرية. لذلك ، إذا احتاج شخص ما إلى تقديم الأوراق أو لديه سؤال حول التأمين ، فيمكنه الحصول على المساعدة عندما يحتاج إليها. لا مزيد من رسائل البريد الإلكتروني التي تليها ليلة من القلق أو الارتباك.
6. انتقال الآداب إلى الاجتماعات والبيئات الافتراضية :-
يعرف معظم الموظفين ما هو متوقع في بيئة مكتبية. تغطي الكتيبات والمعايير الاجتماعية العديد من الأشياء ، من كيفية ارتداء الملابس والعريس إلى الموضوعات المناسبة وكيفية الإبلاغ عندما تشعر بعدم الأمان. قد لا تكون هذه المعايير والممارسات واضحة في بيئة افتراضية.
على سبيل المثال ، إذا كنت مكتبًا يعمل عن بُعد فقط وتحتاج إلى الوصول إلى الموارد البشرية ، فهل يمكنك التأكد من أن مديرك غير قادر على قراءة رسائل البريد الإلكتروني أو رسائل الدردشة للآخرين؟ إذا لم يكن لدى الشركة خطوط هاتف مخصصة ، فكيف يمكنك عمل تقرير مجهول؟ هل من المقبول أن يرتدي جيري دائمًا الجينز المقطوع ويلصق قدميه على مكتبه أثناء مكالمات الفيديو الخاصة بخدمة العملاء؟
تمتع بمزيد من البساطة: متى تحتاج إلى تشغيل الفيديو الخاص بك لحضور اجتماع ، ومتى يكون الصوت فقط مناسبًا إذا كنت تستخدم دائمًا برنامج اجتماع يدعم الفيديو؟
لا تحتوي القواعد القديمة على نتيجة طبيعية فردية يمكن لفريقك بشكل طبيعي أن يقوموا بها. علمهم آداب العمل القياسية (ستظل لديك بعض الاجتماعات الشخصية) وكيفية بروتوكولات تفاعلاتك الأخرى. ضع الأشياء في كتيب.
قم بتغطية أكبر قدر ممكن وربطه بالأنشطة اليومية لموظفيك بالإضافة إلى قيم الشركة. إذا كنت ترغب في إنشاء بيئة شاملة ومتنوعة ، فقد يعني هذا أنك تتجنب اللغة الجنسية في موادك التسويقية وفي بطاقات Trello.
يؤدي العمل عن بُعد إلى فرق منتشرة حول العالم. في هذه الحالات ، قد لا تكون الأعراف والعادات الاجتماعية هي نفسها دائمًا. يمكن أن يؤدي وضع القواعد الثقافية للشركة وإنفاذها إلى قطع شوط طويل لتجنب سوء الفهم ، وتقليل شكاوى الموارد البشرية ، وعدم إنشاء مسؤولية للشركة.
7. تعزيز الرعاية الذاتية :-
تعمل سرعات الإنترنت عريضة النطاق على تسهيل عمل الموظفين عن بُعد مباشرةً من منازلهم. بالنسبة للكثيرين ، يعد هذا أمرًا مريحًا - ولا يتعين عليك دائمًا تناول القهوة للوصول إلى شبكة Wi-Fi - ولكن يمكن أن يبدأ في تعتيم الخطوط بين المكتب والمنزل.
عندما يشعر الموظفون بأنهم "يعملون دائمًا" ، يمكن أن يبدأ في زيادة الضغط وتقليل رفاههم العام. عملهم هو مجرد واحد من العديد من الأشياء التي ستعاني.
للمساعدة في تجنب ذلك ، يعود الأمر إلى القيادة لتكون المشجع للعناية الذاتية. عندما تثق في فريقك لإنجاز أعمالهم ، أخبرهم أنه من المقبول أن يستغرق الأمر 15 أو 20 دقيقة عندما يحتاجون إليها. لا يجب أن يعمل أي شخص عندما يكون مريضًا - لا يعني البقاء في المنزل أنك لم تعد بحاجة إلى الراحة للتغلب على البرد.
يمكنك معالجة الرعاية الذاتية بعدة طرق مختلفة. يمكن أن تتضمن الروتين اليومي وقتًا للمشي أو التمدد. يمكن منح الأشخاص المرونة في تناول القهوة أو الوجبات الخفيفة في وقت لاحق من اليوم دون قلق. يمكن أن تحدث الحدود الصعبة بين العمل ووقت المنزل فرقًا كبيرًا في المساعدة على تجنب الإرهاق والمخاوف الأخرى.
إن المرونة في المعاملة مثل البالغين تعني أن الناس يمكنهم رعاية أسرهم ، وإنجاز العمل ، وأن يكونوا في بيئة يسيطرون عليها (لا مزيد من حروب الترموستات) ، والتي تجد العديد من الأعمال أنها مزايا رئيسية. هناك أيضًا فرصة للعمل من مواقع جديدة ومختلفة ، والسفر بينما لا تزال جزءًا من الفريق ، ومعالجة حالات الطوارئ دون الحاجة إلى القلق بنفس القدر بشأن الخدمات اللوجستية للمكتب.
لتشجيع فريقك على استخدام هذه الفوائد والشعور بقيمة الامتيازات ، يجب أن تأخذ القيادة زمام المبادرة وتستخدمها. إظهار قيمتها من خلال أخذ الكلب في نزهة ونشر صورة جميلة أو تناول فنجان من القهوة. بعد ذلك ، أرسل لفريقك بطاقة هدايا بقيمة 5 دولارات لاستخدامها في الوجبات الخفيفة التي يختارونها.
أو ، بعد نجاح المشروع ، قلل عدد عمليات تسجيل الوصول الإلزامية ، وادعِ فرقك للقدوم إليك ببساطة إذا كانت هناك مشكلة. امنحهم المرونة في المواعيد النهائية والعمل ، وعلى وجه التحديد أخبرهم بأنهم سيحصلون على مساحة أكبر لأنك تثق بهم. لا تزال بحاجة إلى الإدارة والقيادة ، ولكن اغتنم الفرص التي لديك للتعامل مع فريقك باحترام وتشجيعهم على الازدهار في بيئة نائية.