هل سبق لك أن جلست من خلال اجتماع استمر ساعات ، فقط للتفكير في نفسك وأنت غادرت أخيرًا غرفة الاجتماعات ، "ما الذي أنجزناه للتو؟" انت لست وحدك.
لا يزال الوقت هو المورد الأكثر قيمة لكل شركة ، ويهدره الكثير. قد يكون تفشي COVID-19 قد وضع الكيبوش في معظم تجمعات غرف الاجتماعات في الوقت الحالي ، ولكن يبدو أن انتشار دعوات التداول بالفيديو قد تم تعويضها أكثر من ذلك. اجتماعات بلا هدف تبدد الوقت ، سواء في غرفة أو على تكبير.
لا يعني ذلك أن الاجتماعات الممتدة هي مصدر الإنتاجية الوحيد بالطبع. الموظفون الذين يعانون من إرهاق العمل هم مصدر آخر لعدم الكفاءة. وينطبق الشيء نفسه على الموظفين الذين لا يشعرون بالتحدي. يميل هؤلاء العمال إلى إيجاد طرق أخرى لإبقاء أنفسهم مشغولين ، على حساب الخط السفلي في كثير من الأحيان.
تعظيم موارد الشركة :
يضمن تخطيط الاستخدام وجود توازن ثابت بين المهام والموارد. يجب أن يكون التركيز الرئيسي لأي قائد يحاول تحقيق أقصى استفادة من فريقها ، خاصة عندما يكون ذلك الفريق مشتتًا. إن وضع هياكل الدعم للموظفين الذين يشعرون بالإرهاق أو الانفصال يمكن أن يعزز الإنتاجية بشكل أكثر فاعلية من الإدارة الجزئية على سبيل المثال.
1. تحديد الأولويات بشكل مدروس :
ربما سمعت أنه إذا كنت تريد القيام بشيء ما ، فاطلب من شخص مشغول أن يفعل ذلك. قد تكون أيضًا على دراية بقانون باركنسون ، الذي ينص على أن العمل يتسع لملء الوقت المتاح لإكماله. هذه الفلسفات متجذرة في فكرة أن الحد الأقصى من الإنتاجية يتطلب القدرة على إدارة الوقت ، ويبدأ ذلك بترتيب المهام بشكل صحيح. تدرك كارين هيرت ، مؤسسة Let Let's Grow Leaders ، أن فكرة تحديد أولويات العمل يمكن أن تكون مصدر قلق في حد ذاته. تقول: "إن تعليم فريقك لوضع عنصر في أسفل القائمة أمر مخيف". "ماذا لو لم يصلوا إليه حقًا؟"
للتغلب على تحدي تحديد الأولويات ، لا تحاول النظر في كل شيء. بدلاً من ذلك ، ركز على المهمة أو المهمتين الأكثر إلحاحًا ؛ تأكد من أن يتم ذلك أولاً. بعد ذلك ، تتبع المشاريع التي لا تضع هذه القائمة للتأكد من أنها لا تسقط عن رادارك.
أيضًا ، كن على دراية بالفخاخ الشائعة التي قد يسقطها فريقك ، وساعدها عند حدوثها. على سبيل المثال ، قد يختار الموظف العمل بجد للقيام بكل شيء في قائمة مهامه - بغض النظر عن قلة النوم الذي يحصل عليه. قد يزيد هذا الاتجاه عندما يعمل أعضاء الفريق من المنزل ، عندما يكون من الصعب إيقاف التشغيل. بصفتك مديرًا ، اجعل الموظفين على دراية بالدعم المتاح من الآخرين وساعدهم في العثور على أكثر الطرق فعالية لإنجاز العمل.
2. تبسيط الاتصالات :
بالإضافة إلى الاهتمام بأولويات فريقك ، قم بتبسيط كيفية توصيل هذه الأولويات. مع وجود عدد متزايد من الفرق التي تعمل عن بُعد ، من المهم استخدام أداة تعاونية لإدارة المشروع تتيح للجميع معرفة مكان المشروع. لسوء الحظ ، هذا ليس واضحًا دائمًا كما يبدو. تتطلب العديد من الشركات من الموظفين استخدام عدد من أدوات الاتصال المختلفة. غالبًا ما تكلف هذه الأدوات أموالًا ، ويتعلم تعلم استخدامها دائمًا تقريبًا وقتًا بعيدًا عن العمل الآخر. يمكن أن يؤدي منح الموظفين عددًا كبيرًا جدًا من الأنظمة الأساسية إلى تجزئة الاتصالات الداخلية وعدم فاعليتها.
بدلاً من ذلك ، استثمر في عدد صغير من الأدوات التي تبسط التواصل حقًا لجعل فريقك أكثر كفاءة. على سبيل المثال ، استخدم مزود البنية التحتية السحابية Nutanix ، Simpplr ، منصة التواصل والتواصل للموظفين ، لمساعدة الموظفين في العثور على المعلومات بسرعة أكبر. عندما اختبروا المنصة على تعيينات جديدة ، وجدوا زيادة في الكفاءة بنسبة 50٪ عندما بحث هؤلاء الأفراد عن مواد مدمجة. يمكن أن يضيف توفير الوقت هذا بسرعة عبر فريقك بأكمله.
3. لا تحرك الاجتماعات غير الضرورية عبر الإنترنت فحسب - قلل منها :
كشف تقرير حالة اجتماعات Doodle لعام 2019 أن 100٪ من المشاركين وافقوا على أن الاجتماعات سيئة التنظيم تضيع الوقت أو المال. الاجتماعات المجدولة بشكل عشوائي تعطل دائمًا سير عمل الموظفين. تأكد من أن الاجتماعات تستحق سعر تلك الإنتاجية المفقودة.
يتذكر بن جونسون ، الذي يدير محتوى في Proof ، والذي يقدم برهانًا اجتماعيًا وبرامج التخصيص: "لقد قمنا بتشخيص مشكلة رئيسية كانت تؤدي إلى إبطائنا. "على مدار الأشهر القليلة الماضية ، نفذنا العديد من القواعد وأفضل الممارسات لعقد اجتماعات أقل وجعل الاجتماعات التي لدينا أكثر إنتاجية ... لقد وفرنا مئات ساعات العمل."
ليست كل الاجتماعات سيئة ، ولكن يجب جدولتها بعناية ، مع أهداف واضحة. أفضل الاجتماعات - حتى الاجتماعات الافتراضية - تشمل فقط الأشخاص الذين يجب أن يكونوا حاضرين. تجعل التكنولوجيا من السهل إعداد مؤتمر بالفيديو عند إسقاط الرابط ، ولكنها تقاوم الإغراء. إذا كان يمكن تحقيق ذلك عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة ، تخطي الاجتماع.
إدارة الوقت هو شيء يكاد يعاني منه الجميع ، على الأقل في بعض الأحيان. للبقاء على المنافسة ، تأكد من أن كل فرد في فريقك يرى الوقت لما هو عليه: مورد قيم ومحدود يجب استخدامه على أفضل وجه.
لا يزال الوقت هو المورد الأكثر قيمة لكل شركة ، ويهدره الكثير. قد يكون تفشي COVID-19 قد وضع الكيبوش في معظم تجمعات غرف الاجتماعات في الوقت الحالي ، ولكن يبدو أن انتشار دعوات التداول بالفيديو قد تم تعويضها أكثر من ذلك. اجتماعات بلا هدف تبدد الوقت ، سواء في غرفة أو على تكبير.
لا يعني ذلك أن الاجتماعات الممتدة هي مصدر الإنتاجية الوحيد بالطبع. الموظفون الذين يعانون من إرهاق العمل هم مصدر آخر لعدم الكفاءة. وينطبق الشيء نفسه على الموظفين الذين لا يشعرون بالتحدي. يميل هؤلاء العمال إلى إيجاد طرق أخرى لإبقاء أنفسهم مشغولين ، على حساب الخط السفلي في كثير من الأحيان.
يضمن تخطيط الاستخدام وجود توازن ثابت بين المهام والموارد. يجب أن يكون التركيز الرئيسي لأي قائد يحاول تحقيق أقصى استفادة من فريقها ، خاصة عندما يكون ذلك الفريق مشتتًا. إن وضع هياكل الدعم للموظفين الذين يشعرون بالإرهاق أو الانفصال يمكن أن يعزز الإنتاجية بشكل أكثر فاعلية من الإدارة الجزئية على سبيل المثال.
إذا كنت تتطلع إلى توفير الوقت وتعزيز الإنتاجية ، فابدأ بهذه المجالات :
1. تحديد الأولويات بشكل مدروس :
ربما سمعت أنه إذا كنت تريد القيام بشيء ما ، فاطلب من شخص مشغول أن يفعل ذلك. قد تكون أيضًا على دراية بقانون باركنسون ، الذي ينص على أن العمل يتسع لملء الوقت المتاح لإكماله. هذه الفلسفات متجذرة في فكرة أن الحد الأقصى من الإنتاجية يتطلب القدرة على إدارة الوقت ، ويبدأ ذلك بترتيب المهام بشكل صحيح. تدرك كارين هيرت ، مؤسسة Let Let's Grow Leaders ، أن فكرة تحديد أولويات العمل يمكن أن تكون مصدر قلق في حد ذاته. تقول: "إن تعليم فريقك لوضع عنصر في أسفل القائمة أمر مخيف". "ماذا لو لم يصلوا إليه حقًا؟"
للتغلب على تحدي تحديد الأولويات ، لا تحاول النظر في كل شيء. بدلاً من ذلك ، ركز على المهمة أو المهمتين الأكثر إلحاحًا ؛ تأكد من أن يتم ذلك أولاً. بعد ذلك ، تتبع المشاريع التي لا تضع هذه القائمة للتأكد من أنها لا تسقط عن رادارك.
أيضًا ، كن على دراية بالفخاخ الشائعة التي قد يسقطها فريقك ، وساعدها عند حدوثها. على سبيل المثال ، قد يختار الموظف العمل بجد للقيام بكل شيء في قائمة مهامه - بغض النظر عن قلة النوم الذي يحصل عليه. قد يزيد هذا الاتجاه عندما يعمل أعضاء الفريق من المنزل ، عندما يكون من الصعب إيقاف التشغيل. بصفتك مديرًا ، اجعل الموظفين على دراية بالدعم المتاح من الآخرين وساعدهم في العثور على أكثر الطرق فعالية لإنجاز العمل.
2. تبسيط الاتصالات :
بالإضافة إلى الاهتمام بأولويات فريقك ، قم بتبسيط كيفية توصيل هذه الأولويات. مع وجود عدد متزايد من الفرق التي تعمل عن بُعد ، من المهم استخدام أداة تعاونية لإدارة المشروع تتيح للجميع معرفة مكان المشروع. لسوء الحظ ، هذا ليس واضحًا دائمًا كما يبدو. تتطلب العديد من الشركات من الموظفين استخدام عدد من أدوات الاتصال المختلفة. غالبًا ما تكلف هذه الأدوات أموالًا ، ويتعلم تعلم استخدامها دائمًا تقريبًا وقتًا بعيدًا عن العمل الآخر. يمكن أن يؤدي منح الموظفين عددًا كبيرًا جدًا من الأنظمة الأساسية إلى تجزئة الاتصالات الداخلية وعدم فاعليتها.
بدلاً من ذلك ، استثمر في عدد صغير من الأدوات التي تبسط التواصل حقًا لجعل فريقك أكثر كفاءة. على سبيل المثال ، استخدم مزود البنية التحتية السحابية Nutanix ، Simpplr ، منصة التواصل والتواصل للموظفين ، لمساعدة الموظفين في العثور على المعلومات بسرعة أكبر. عندما اختبروا المنصة على تعيينات جديدة ، وجدوا زيادة في الكفاءة بنسبة 50٪ عندما بحث هؤلاء الأفراد عن مواد مدمجة. يمكن أن يضيف توفير الوقت هذا بسرعة عبر فريقك بأكمله.
3. لا تحرك الاجتماعات غير الضرورية عبر الإنترنت فحسب - قلل منها :
كشف تقرير حالة اجتماعات Doodle لعام 2019 أن 100٪ من المشاركين وافقوا على أن الاجتماعات سيئة التنظيم تضيع الوقت أو المال. الاجتماعات المجدولة بشكل عشوائي تعطل دائمًا سير عمل الموظفين. تأكد من أن الاجتماعات تستحق سعر تلك الإنتاجية المفقودة.
يتذكر بن جونسون ، الذي يدير محتوى في Proof ، والذي يقدم برهانًا اجتماعيًا وبرامج التخصيص: "لقد قمنا بتشخيص مشكلة رئيسية كانت تؤدي إلى إبطائنا. "على مدار الأشهر القليلة الماضية ، نفذنا العديد من القواعد وأفضل الممارسات لعقد اجتماعات أقل وجعل الاجتماعات التي لدينا أكثر إنتاجية ... لقد وفرنا مئات ساعات العمل."
ليست كل الاجتماعات سيئة ، ولكن يجب جدولتها بعناية ، مع أهداف واضحة. أفضل الاجتماعات - حتى الاجتماعات الافتراضية - تشمل فقط الأشخاص الذين يجب أن يكونوا حاضرين. تجعل التكنولوجيا من السهل إعداد مؤتمر بالفيديو عند إسقاط الرابط ، ولكنها تقاوم الإغراء. إذا كان يمكن تحقيق ذلك عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة ، تخطي الاجتماع.
إدارة الوقت هو شيء يكاد يعاني منه الجميع ، على الأقل في بعض الأحيان. للبقاء على المنافسة ، تأكد من أن كل فرد في فريقك يرى الوقت لما هو عليه: مورد قيم ومحدود يجب استخدامه على أفضل وجه.